Studium wykonalności (feasibility study) jest szczegółową analizą zaplanowanego projektu. Obejmuje ona zarówno analizę finansowo-ekonomiczną, techniczną jak i prawną oraz instytucjonalną, której celem jest zbadanie zasadności przedsięwzięcia. Jej istotą jest krytyczna analiza wszystkich szczegółów operacyjnych wdrażania projektu. Sporządzenie studium wykonalności jest obowiązkowe przy ubieganiu się o środki z Unii Europejskiej. Gotowy dokument należy przedstawić w formie załącznika do wniosku o dofinansowanie. Każda część studium wykonalności powinna zostać przeprowadzona z należytą dokładnością i zawierać wszystkie wymagane punkty.
Analiza ekonomiczno-finansowa wskazuje na zasadność realizacji inwestycji – analizuje przepływy pieniężne w czasie realizacji i eksploatacji inwestycji. Uwzględnia obliczenia zarówno bez środków z Unii Europejskiej jak i łącznie ze środkami unijnymi. Dużą uwagę przykłada się tu do takich wskaźników finansowych jak NPV, IRR oraz do samej polityki cenowej. Obejmuje także szeroko rozumianą ekonomiczno-społeczną analizę kosztów i korzyści społecznych.
Analiza techniczna jest wykonywana na podstawie projektu technicznego. Ma na celu wykazanie wykonalności technicznej projektu i wyższości zaproponowanego rozwiązania technicznego nad wariantami alternatywnymi.
Analiza prawna i instytucjonalna projektu bada zgodność przedmiotową projektu z prawem europejskim i polskim oraz wytycznymi sektorowymi Ministerstwa.
W analizie kontekstu społeczno-gospodarczego inwestora badana jest lokalizacja inwestycji oraz zapotrzebowanie i popyt na daną usługę. W tym miejscu rozważa się także opcje technologiczne, plan produkcji, metodę wdrożenia oraz potrzeby w zakresie zasobów ludzkich.
Nierozerwalnym punktem studium wykonalności jest sam harmonogram rzeczowy i rzeczowo-finansowy, który w przejrzysty sposób prezentuje przedsięwzięcie rozłożone w czasie.
Podstawowymi zasadami tworzenia studium wykonalności jest rzetelność i wiarygodność prezentowanych informacji. Cele projektu powinny być jasno określone, a zaprezentowane wnioski powinny wykazywać zależność i zgodność merytoryczną. Analizy należy przeprowadzać spójnie
i przejrzyście pokazywać ich wyniki. Ważna jest także sama logika prezentowanych badań i materiałów.
Studium przeprowadzone jest w fazie formułowania projektu. Ma za zadanie zweryfikować, czy dany projekt ma dobre podstawy do realizacji. Jednocześnie wskazuje na poziom spełnienia oczekiwań i potrzeb przewidywanych beneficjentów.
Etapy tworzenia studium wykonalności
Pierwszym punktem dokumentu jest Wprowadzenie. Powinno ono zawierać tytuł i krótki opis celu projektu sformułowany w jednym lub dwóch zdaniach. Następnie przedstawia się wnioskodawcę i podmioty współpracujące. Należy podać podstawowe dane dotyczące podmiotów m.in. nazwę oraz siedzibę. Jeżeli jednym z zaangażowanych podmiotów jest spółka non profit (nie działający dla zysku) należy podać wszystkich jej udziałowców.
Drugi punkt to Streszczenie Studium, które składa się z dwóch części. Pierwsza to Streszczenie Projektu, które powinno się zawrzeć na jednej lub dwóch stronach (Times New Roman 12). W tym miejscu należy przedstawić genezę i opis projektu oraz jego typ (tzn. czy jest on realizowany w konsorcjum, czy samodzielnie). Następnie powinno się uzasadnić potrzebę realizacji projektu i określić końcowe jego wyniki. Istotny jest fakt, że ta część zostanie napisana dopiero po sporządzeniu całości dokumentu, w której opisane zostaną wszystkie elementy w sposób szczegółowy. Druga część to podsumowanie przeprowadzonych analiz i zamieszczenie ich wyników wraz z rekomendacjami. Zawiera ona uzasadnienie potrzeby realizacji przedsięwzięcia, cele projektu przedstawione na podstawie matrycy logicznej, wykonalność ekonomiczno-finansową i instytucjonalną projektu, sposób jego wdrażania oraz stan po zrealizowaniu. Samo streszczenie studium ma na celu dostarczenie informacji dotyczących poziomu naukowego zaplanowanego projektu, poprawności przyjętej metodyki i narzędzi badań oraz możliwości wdrożenia oraz wykorzystania wyników w gospodarce.
Trzeci punkt studium wykonalności to Analiza otoczenia społeczno-gospodarczego. Konieczne jest tu skupienie się na 6 ważnych elementach. Po pierwsze należy podać lokalizację projektu, która wskaże na potencjał położenia geograficznego i uzasadni trafność wyboru danego miejsca. Po drugie niezbędne jest wskazanie uwarunkowania społeczno-gospodarcze, czyli przedstawienie wpływu efektów przedsięwzięcia na podniesienie konkurencyjności przedsiębiorstw oraz na rozwój współpracy między dziedziną badań i rozwoju, a gospodarką. Po trzecie przedstawia się politykę sektorową oraz zbieżność projektu z dokumentami strategicznymi m.in. z tematyką, która została określona przez ministra właściwego resortu. Poprzez wskazania odpowiednich danych z dokumentów strategicznych dotyczących sektora branży, regionu, całego kraju wskazuje się na zgodność przedsięwzięcia ze sformułowanymi celami w dokumentach. W czwartym podpunkcie należy przedstawić powiązania projektu z innymi programami lub inicjatywami Unii Europejskiej. Podaje się informacje dotyczące realizacji projektów o podobnej tematyce oraz dotyczące współpracy wnioskodawcy z innymi zespołami badawczymi oraz przedsiębiorstwami. Warto wskazać ewentualną komplementarność wnioskowanego projektu z innymi, które zostały już sfinansowane w ramach innych inicjatyw lub programów. Piątym elementem jest udowodnienie, że projekt Wnioskodawcy jest związany z jego obecnymi programami badawczymi i inwestycjami bądź stanowi integralną część większego przedsięwzięcia. Na końcu należy skupić się na zgodności projektu z tzw. politykami horyzontalnymi Unii Europejskiej i wykazać, że projekt ma na nie przynajmniej neutralny wpływ.
W czwartym punkcie studium wykonalności należy zawrzeć Logikę Interwencji. Powinno się w nim skupić na celach projektu oraz na wskaźnikach ich realizacji. Określa się zarówno cele ogólne jak i bezpośrednie, biorąc pod uwagę fakt, że cel bezpośredni musi wynikać ze zidentyfikowanego problemu kluczowego, natomiast cele ogólne z jego skutków.
Kolejny, piąty, punkt przedstawia Analizę popytu. Obejmuje ona analizę przydatności rezultatów projektu do zastosowań praktycznych oraz określa popyt na jego wyniki. Pierwsza część obrazuje jak rezultaty przedsięwzięcia przyczynią się do wzrostu konkurencyjności polskiej gospodarki. Innymi słowy jakie będą ich zastosowania praktyczne. Należy tu opisać rynek, na którym realizowany jest projekt, wskazać na strukturę rynku i jego potencjał, przedstawić ilość uczestników, którzy mogą być zainteresowani wynikami przedsięwzięcia oraz jaki będzie ostateczny rezultat przedstawiony do wiadomości na tym rynku. Natomiast druga część ma na celu przedstawienie popytu na wyniki przedsięwzięcia badawczego. W tym miejscu definiowany jest rynek, określana jego struktura i wielkość. Identyfikuje się także odbiorców rezultatów projektu. Należy podać ile podmiotów z danego rynku zgłasza zapotrzebowanie na rezultaty projektu.
Szósty etap studium wykonalności zawiera Analizę Instytucjonalno-prawną. Składa się ona
z pięciu podstawowych elementów. Powinna zawierać: Status prawny wnioskodawcy oraz innych uczestników projektu, charakterystykę działalności naukowo-badawczej wnioskodawcy, jego doświadczenie w realizacji projektów na przestrzeni ostatnich lat, informacje na temat wykonalności przedsięwzięcia pod względem organizacyjnym oraz prawnym. W przedostatnim ww. podpunkcie należy opisać system zarządzania przedsięwzięciem, który będzie zawierał strukturę organizacyjną związaną z realizacją projektu, podział kompetencji i zadań oraz przypisanie odpowiedzialności za ich wykonanie. Z kolei ostatni podpunkt powinien zawierać m.in. informacje dotyczące konieczności uzyskania pozwoleń, ograniczeń wynikających z praw własności.
Siódmym elementem studium wykonalności jest Analiza techniczna. Musi ona zawierać przede wszystkim opis zasobów technicznych takich jak: maszyny, grunty, urządzenia, budynki. Posiadana aparatura naukowo-badawcza, która zostanie wykorzystana podczas realizacji projektu powinna zostać podzielona na laboratoria, a każde urządzenie powinno mieć przypisaną wielkość wykorzystania. Trzeba także wskazać, o jakie urządzenia powinno się ewentualnie uzupełnić posiadane zasoby, a także zaznaczyć ich umiejscowienie. Zaleca się, aby powyższe informacje przedstawiać w formie tabel i schematów. Ponadto w analizie technicznej przedstawia się opis techniczny projektu, który będzie wskazywał na metodykę prac badawczych oraz podawał szczegółowe założenia techniczne przedsięwzięcia. Zgodnie ze wskazaniami Ministerstwa Nauk i Szkolnictwa Wyższego „należy uzasadnić, że przyjęte rozwiązania techniczne proponowanego projektu zapewnią jego wykonalność, są zgodne z najlepszymi znanymi praktykami oraz charakteryzują się optymalną efektywnością technologiczną, cenową i jakością”. Równie istotna jest sama lokalizacja przedsięwzięcia. Szczególne znaczenie ma ona w kontekście analizy wpływu na środowisko naturalne, dlatego konieczne jest określenie ewentualne zagrożenia dla środowiska w fazie budowy lub realizacji projektu, eksploatacji oraz po zakończeniu badań.
W ósmym punkcie tworzenia studium wykonalności zawiera się całościowy Plan Realizacji Projektu. Powinno umieścić się w nim opis poszczególnych zadań badawczych, harmonogram rzeczowo-finansowy projektu (zawierający strukturę oraz wysokość planowanych wydatków na poszczególne zadania), harmonogram realizacji przedsięwzięcia (etapy realizacji w podziale na kwartały wraz z określeniem czasu realizacji każdego zadania oraz z uwzględnieniem tzw. „kamieni milowych”), trwałość rezultatów projektu (min. przez okres 5 lat) oraz promocję projektu (określa się sam cel promocji, grupy docelowe, środki i metody, zakładany budżet oraz odpowiedzialność za realizację promocji). W przypadku tworzenia harmonogramu realizacji zadań zalecane jest jego przedstawienie w postaci wykresu Gantt’a. Natomiast jeżeli chodzi o kamienie milowe, to ich przykładami mogą być: uzyskanie decyzji pozwalającej na dalszą realizację przedsięwzięcia (zaakceptowanie wniosku, uzyskanie pozwolenia lub licencji na konkretne działanie, podpisanie umowy o dofinansowanie, wyłonienie wykonawcy prac, rozliczenie końcowe).
Ostatni etap konstruowania studium to przeprowadzenie Analizy finansowej, którą wraz
z matrycą logiczną należy zamieścić w załącznikach do studium wykonalności. Skupia się ona na trzech elementach. Po pierwsze należy przedstawić sytuację finansową Wnioskodawcy. Zawiera ona nie tylko samą ocenę sytuacji, ale także wrażliwość przedsięwzięcia na ewentualne zakłócenia procesu dotacji, skutki niedoszacowania oraz propozycje metod zaradczych. Po drugie konieczne jest zamieszczenie przepływu pieniężnego (wykorzystując metodę standardową lub złożoną), które obejmą cały okres realizacji projektu oraz dodatkowe 5 lat. W ten sposób wskaże się na trwałość rezultatów. W trzecim podpunkcie należy przedstawić wnioski z przeprowadzonej analizy finansowej. Powinna ona wykazać, że założone w projekcie środki finansowe pokryją wszystkie jego koszty, a sytuacja finansowa wnioskodawcy pozwoli zarówno na realizację projektu jak i na zachowanie trwałości rezultatów przedsięwzięcia przez co najmniej 5 lat od zakończenia realizacji. Jeżeli jednak wnioski nie prowadzą do pozytywnych wyników, to należy ustalić przyczyny zaistniałej sytuacji i zmienić założenia projektu w niezbędnym zakresie, a następnie opisać i uzasadnić wprowadzone zmiany.
Przeprowadzenie studium wykonalności jest niezbędne dla każdego projektu inwestycyjnego. Umożliwia ono zdiagnozowanie problemów i znalezienie ich rozwiązania. Pozwala określić właściwy zakres rzeczowy inwestycji oraz wskazać najlepsze rozwiązania zarówno z punktu widzenia technicznego, jak i ekonomicznego. Dzięki dokładnej analizie projektu można obliczyć finansową, technologiczną i środowiskową wykonalność zamierzenia oraz zdiagnozować trwałość jego rezultatów i produktów. Studium wykonalności przedstawia korzyści Wnioskodawcy i bada uwarunkowania przedsięwzięcia. Pozwala odpowiedzieć na podstawowe pytania, które powinien zadać sobie każdy wnioskodawca: jakie korzyści dadzą wyniki projektu społeczeństwu i gospodarce, a jakie będą jego koszty; czy projekt jest możliwy do wykonania pod względem środowiskowym i prawnym (zagospodarowanie przestrzenne, administracja); czy spełnia wymogi techniczne (możliwość zbudowania). Dzięki precyzyjnemu przygotowaniu studium wykonalności wnioskodawca jest w stanie wybrać najlepszy wariant realizacji danej inwestycji, zoptymalizować zakres przedsięwzięcia, sprawdzić czy przy danych założeniach istnieje możliwość jego wykonania oraz czy projekt będzie opłacalny.
Dayana Napoles Grabek
Dyrektor Biura Pozyskiwania Środków UE
